Guía para redactar las bases de tu concurso

19/03/2018
Las bases legales van a regir todo el proceso del concurso, por este motivo deben ser claras y cumplir una serie de requisitos para no dejar dudas sobre el proceso. Las bases estarán disponibles en todo momento dentro del perfil del concurso y podrán consultarlas participantes, usuarios o terceras personas.

Al participar, por las condiciones de uso Wonvio, todos los usuarios están aceptando las bases específicas de cada concurso. En los concursos de pago además aparece un nuevo cuadro de dialogo donde se les vuelve a indicar la necesidad de la aceptación de las mismas.
Las clausulas principales que todas las bases deben tener son:

1- Descripción básica del concurso
2- Identificación del organizador
3- Participación gratuita o de pago
4- Fechas
5- Requisitos y condiciones de los participantes
6- Temática de las obras y categorías del concurso
7- Requisitos y condiciones de las obras
8- Jurado y votaciones
9- Premios
10- Propiedad intelectual
11- Protección de datos
12- Descalificaciones y penalizaciones
13- Aceptación tácita de las bases
14- Prórrogas o suspensiones
15- Exoneración de responsabilidad
16- Fuero jurisdiccional y ley aplicable
17- Contacto y reclamaciones


1- Descripción básica del concurso

Tipo de concurso (fotografía, video, literario,…), número de edición, nombre y breve descripción del mismo.

2- Identificación del organizador

En primer lugar, habrá que indicar quién es la empresa, persona, marca o entidad organizadora del concurso. En concreto, se deberá facilitar a los usuarios la siguiente información:

• Nombre de la empresa
• Domicilio social
• Número de CIF
• Dirección de correo electrónico

El organizador o promotor del concurso debe quedar claramente identificado

3- Participación gratuita o de pago

Aquí se ha de estipular si es necesario abonar alguna cantidad para poder participar en el concurso. Los concursos con jurado están fuera de la Ley del Juego, pero para sorteos y otros tipos de concursos que la participación sea gratuita o no tiene notables diferencias en cuanto a impuestos y legislación se refiere. Puedes ver más información al respecto en https://wonvio.com/es/noticia/5.

4- Fechas

Deben quedar claramente especificadas las diferentes fases y fechas del concurso. Con Wonvio no existen dudas sobre los plazos o fechas en los que se va a realizar el concurso ya que bloquea la participación y marca los tiempos de forma automática de manera que no hay que preocuparse de nada en este sentido.

De cara los participantes han de definirse las siguientes fechas:
- Fecha de comienzo de recepción de obras
- Fecha de finalización de recepción de obras
- Fecha de publicación de ganadores

Con Wonvio la única labor del organizador es asegurarse de que el jurado ha realizado la votación correctamente dentro de su plazo de tiempo y por otro lado asegurarse, en el periodo desde que finaliza la votación hasta que se publican los ganadores, de comprobar que tanto las obras ganadoras como sus autores cumplen con todos requisitos del concurso.

En las bases también deberá especificarse el plazo y la forma en la que el organizador contactará con el ganador o ganadores para la entrega del premio.

También debe indicarse de manera opcional que ocurre si no es posible contactar con el ganador después de utilizar todos los medios posibles en un plazo de tiempo.


5- Requisitos y condiciones participantes

Establecer el ámbito territorial:

Ha de definirse si el concurso es provincial, autonómico, nacional o internacional. Indicando quienes son los participantes que pueden concursar.
Si bien los concursos con jurado al no estar condicionados por el azar no están sometidos a las leyes del juego de muchos países te recomendamos que para concursos para varios países te informes de la normativa vigente en cada uno de ellos.

Definir a los participantes:

Se deberá especificar qué requisitos y condiciones deben cumplir los usuarios para participar tales como si es necesario un rango de edad determinado, residir en algún lugar o contar con alguna característica concreta.


6- Temática de las obras y categorías del concurso

En este espacio especificaremos cómo es el concurso en sí, que obras espera recibir el organizador y como se organiza el concurso.
Debemos explicar cuál es la temática de las obras, en cuantas categorías se divide el concurso, cuantas obras puede presentar cada concursante, que es lo que buscamos en las obras recibidas,… Cuanta más información especifiquemos más obras cercanas a lo esperado recibiremos.

7- Requisitos y condiciones de las obras

Aquí es necesario especificar las características concretas de las obras que serán admitidas, como el tipo de archivo, tamaño, dimensiones… (Wonvio acepta un tamaño máximo de 16MB por archivo y se puede seleccionar entre diferentes tipos de archivos)
En este punto ha de incluirse que las obras son originales y propiedad de los concursantes y que estos se responsabilizan de su autoría.

También podrá especificarse si se permite que las obras presentadas al concurso hayan sido presentadas a otros concursos y clausulas similares.
Todas las obras presentadas deberán cumplir con las características aquí expuestas, de no cumplirlas serán excluidas el concurso.

8- Jurado y votaciones

En este apartado ha de identificarse a los componentes del jurado, que puede ser cualquier persona designada por el organizador, bastará con decir, por ejemplo, que estará compuesto por los directivos del organizador del concurso.

El criterio de valoración en Wonvio siempre será que el ganador es el que obtenga la puntuación más alta. Cada jurado podrá establecer un valor numérico entre 0,00 y 10,00 a cada obra.
Por otro lado habrá que indicar si se van a valorar parámetros por separado de las obras qué parámetros son.

En caso de haber más de una categoría deberá especificarse por separado cada categoría.

9- Premios

En este punto es necesario especificar el valor y naturaleza sobre el precio ofrecido, tanto en metálico como en especie. Estableciendo como se repartirán los premios si resultaran uno o varios ganadores.
Además debemos indicar cómo y en qué plazo de contactará con el organizador.

Al tratarse de concursos con jurado en los que no interviene el azar los concursos con jurado no tributan sobre el valor del premio para premios menores de 300,51€.

Para premios superiores a 300,51€ al entregar el premio el organizador de la promoción deberá practicar las retenciones correspondientes o realizar un ingreso a cuenta si se trata de premios en especie:
http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/Ayuda/Manuales__Folletos_y_Videos/Manuales_practicos/_Ayuda_Folleto_Actividades_economicas/7__Otras_Obligaciones_Fiscales__Retenciones/7__Otras_Obligaciones_Fiscales__Retenciones.html


10- Propiedad intelectual

Aquí escribiremos todo lo relacionado con los derechos de imagen y/o propiedad intelectual de los participantes.

Es necesario incluir una cláusula en la que se especifique que tipo de cesión de derechos de explotación se hace al organizador sobre los derechos de autor de los trabajos presentados al concurso.

Ha de especificarse también el uso que se dará a las obras, la cesión de derechos puede ser con la finalidad de dar difusión a las obras en redes sociales, para publicarlas en webs propias del organizador, para usar el logotipo, para llevar a cabo el proyecto arquitectónico o para cualquier finalidad que el organizador estime oportuno.

11- Protección de datos de carácter personal

El organizador del concurso obtendrá los datos de los participantes por lo que debemos tener en cuenta que hay que cumplir la LOPD.

La Ley de Protección de Datos nos exige que debemos:
- Informar que sus datos se incorporarán a un fichero y quien es el titular responsable del mismo
- Explicar las finalidades para las que se utilizarán esos datos
- Si sus datos serán cedidos a terceros (personas distintas del organizador)
- Informar de donde pueden ejercer sus derechos ARCO (acceso, rectificación cancelación y
oposición)
Todos los usuarios de Wonvio.com aceptan una política de privacidad en el momento del registro, mediante el marcado de una casilla de aceptación. En el apartado “política de privacidad” de Wonvio aparece del mismo modo las condiciones de la plataforma.

En dichas condiciones se dice a los participantes que sus datos serán cedidos alos organizadores de los concursos en los que participen y que sus datos serán incluidos además de en el fichero de Wonvio en un fichero de titularidad del organizador del sorteo/concurso.

12- Aceptación tácita de las bases

No está de más añadir una cláusula para remarcar que todos los participantes del concurso aceptan las bases del mismo incondicionalmente.

13- Descalificaciones

En esta cláusula se debe explicar que cualquier usuario que no cumpla con las bases y condiciones del concurso será descalificado, quedando fuera del concurso automáticamente en el momento en que sea detectado que no reúne los requisitos solicitados o no cumple con alguno de los puntos establecidos en las bases.
En los concursos de pago no se devolverá la cuota de participación por no cumplir alguna de las condiciones, ya que es deber del concursante leer las bases del concurso con detenimiento para asegurarse de cumplirlas. Con Wonvio además hay una casilla de aceptación específica en los concursos de pago para asegurar que los concursantes aceptan las condiciones.
Además, con respecto a las obras, hay que indicar que el organizador se reserva también el derecho a retirar del concurso aquellos contenidos que a su juicio resulten inapropiados.

14- Prórrogas o suspensiones

Es conveniente regular la prórroga o cancelación del concurso. Cuando por causas que sean de fuerza mayor impidan realizar el concurso en ese momento se ha de establecer en qué condiciones se volverá a repetir el mismo, y en caso de no volver a realizarlo explicar las condiciones de cancelación.

15- Exoneración de responsabilidad del organizador

Es recomendable incorporar una cláusula de exoneración de responsabilidad del organizador ante el incumplimiento o mal uso de un participante, de tal forma que el organizador no sea responsable en caso de que los participantes hicieran un mal uso en algún momento del concurso o incumplieran lo dispuesto en las bases legales.

16- Fuero jurisdiccional y ley aplicable

En principio la ley aplicable será la del país y localidad del organizador. Así que en esta cláusula deberá regir que ante cualquier controversia será resuelta en los juzgados del domicilio del organizador.

17- Contacto y reclamaciones

Por último en esta cláusula ha de indicar a los participantes que podrán contactar con el organizador a través de un correo electrónico, y facilitar el mismo, para cualquier duda o reclamación. También puede indicarse una dirección y un número de teléfono, cuanta más información del organizador disponga el concursante más confianza genera.








Descargo de responsabilidad:
Este documento ha sido escrito a modo de guía para redactar las bases legales de cualquier concurso que se desee realizar en www.wonvio.com. Wonvio no se responsabiliza de las carencias que pueda tener para un concurso determinado y del contenido del texto en general, por lo que se recomienda que una vez redactadas sus bases sean revisadas por el departamento legal correspondiente.

¿Necesitas ayuda? Puedes contactar con nosotros en info@wonvio.compara resolver tus dudas. Cerrar